72% niemieckich firm wystawia obecnie co najmniej połowę swoich faktur w formacie elektronicznym, takim jak PDF. Nie jest to zaskakujące, ponieważ cyfryzacja oferuje ogromny potencjał redukcji kosztów, minimalizacji ręcznych etapów procesu i zmniejszenia poziomu błędów. Jednakże wymagania, jakie muszą spełniać dokumenty e-fakturowania, różnią się w zależności od kraju, co utrudnia ich wdrażanie firmom działającym na arenie międzynarodowej. Możesz jednak przejść na prawdziwe fakturowanie elektroniczne w zaledwie ośmiu krokach.

Nie jest tajemnicą: uchylanie się od płacenia podatków i uchylanie się od płacenia podatków prowadzą do strat dla państwa. A brakujące dochody („luka VAT”) nie są wcale małą sumą: w samej UE suma ta w 2020 r. wyniosła ponad 93 miliardy euro. W Niemczech ta utrata dochodów kosztowała fiskusa 22 miliardy euro, co daje trzecie miejsce w europejskim rankingu. Nic dziwnego, że państwa szukają sposobów na powstrzymanie uchylających się od płacenia podatków. Między innymi z tego powodu część z nich zdecydowała się zaangażować w proces fakturowania i wprowadzić obowiązek fakturowania elektronicznego.

Globalne inicjatywy dotyczące e-fakturowania

Na przykład we Włoszech fakturowanie elektroniczne jest obowiązkowe od 2019 r., a wkrótce podobne inicjatywy planowane są we Francji, Polsce, Belgii i Niemczech. Na przykład rząd federalny pracuje nad ogólnokrajowym systemem raportowania elektronicznego służącym do tworzenia, kontroli i przesyłania faktur, co powinno w przyszłości wprowadzić obowiązek faktur elektronicznych. Takie wysiłki podejmuje nawet Komisja Europejska i takie środki są stosowane także poza Europą. Prawie żadna firma nie będzie już mogła ignorować faktur w formie elektronicznej. Problem: czasami istnieją ogromne różnice między krajami, jeśli chodzi o ustawodawstwo podatkowe, wymogi urzędowe i wdrożenie techniczne. Przegląd mnogości przepisów jest wręcz niemożliwy, szczególnie w przypadku firm działających na arenie międzynarodowej. Czy w przyszłości chciałbyś kontynuować działalność globalną? jest zgodny z prawem pozostanie, najwyższy czas, aby przeszły na prawdziwe fakturowanie elektroniczne. Aby to osiągnąć, musisz wykonać osiem kroków.

Krok 1: Przeanalizuj i udokumentuj istniejące procesy

Przede wszystkim warto przyjrzeć się bliżej obecnym procesom i ich słabym punktom oraz je udokumentować. Biznes musi sobie zadać następujące pytania: Co idzie dobrze? Co jest mniej? Gdzie występują luki w procesie prowadzące do trudności (finansowych) – takich jak opóźnienia w płatnościach lub problemy z łańcuchem dostaw? Analizy te można następnie wykorzystać do ustalenia, gdzie e-fakturowanie może pomóc wyeliminować słabe punkty oraz jakie funkcje i właściwości powinno posiadać nowe rozwiązanie. Równie ważne jest zdefiniowanie celów i powiązanych kluczowych wskaźników wydajności (KPI) oraz rozważenie, w jaki sposób powinna być zorganizowana współpraca z dostawcami, aby można było osiągnąć te cele. Na koniec firma musi określić, co zrobić z pozostałymi fakturami papierowymi i PDF.

Reklama

Skanuj mądrze – uzyskaj więcej dzięki wbudowanym zasobom

Pod hasłem „Cyfrowo inteligentnie – zrób więcej dzięki wbudowanym zasobom!” » Trovarit oferuje sprawdzone usługi i narzędzia (Komputerowy swat^®), z którymi firmami

• skutecznie sprawdzaj wykorzystanie istniejącego krajobrazu oprogramowania,
• odkryj potencjał optymalizacyjny,
• potrafić stworzyć rzetelny plan działania IT,

aby w sposób zrównoważony optymalizować swoje procesy bez inwestowania dużych sum pieniędzy.

Skanuj mądrze: dowiedz się więcej już teraz

Krok 2: Przekonaj zespół zarządzający

Nadszedł czas na uzyskanie zgody kierownictwa i/lub kierownika finansowego proponowanego projektu. Zgoda kierownictwa daje zespołowi nie tylko sygnał do rozpoczęcia projektu, ale także pewność, że otrzyma niezbędne wsparcie, jeśli w trakcie projektu pojawią się trudności.

Krok 3: Przeanalizuj koszty nowego rozwiązania

Następnie przychodzi czas na określenie wydatków finansowych związanych z nowym procesem. Jeżeli koszty są ustalane również w odniesieniu do możliwych oszczędności, pokazuje to kierownictwu, jak ekonomiczny będzie projekt. To często ułatwia podjęcie decyzji.

Krok 4: Zaangażuj wymagane usługi

Aby nowe cyfrowe podejście zostało zaakceptowane w firmie, ważne jest zaangażowanie odpowiednich pracowników z księgowości, zakupów i IT. Tylko w ten sposób można zapewnić, że procesy poprzedzające i końcowe zostaną uwzględnione podczas zmian technologicznych, a w razie potrzeby zoptymalizowane i zdigitalizowane. Ponieważ tylko systematycznie zautomatyzowany proces pozwala wykorzystać pełny potencjał fakturowanie elektroniczne wykorzystać.

Krok 5: Uzyskaj zgodę na projekt

Do rozpoczęcia projektu wystarczy akceptacja. W idealnym przypadku kierownictwo otrzyma wszystkie potrzebne informacje, co ułatwi mu podjęcie decyzji. Jednakże kierownictwo projektu lub zespół projektowy powinni być dostępni, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania.

Krok 6: Wybierz odpowiedniego dostawcę

Ponieważ przejście na fakturowanie elektroniczne i przetwarzanie faktur jest procesem złożonym i kosztownym, firma powinna dokładnie rozważyć, czy chce sama podjąć się tych zadań. Ważne jest nie tylko zrozumienie zawiłości różnych prawnych i oficjalnych wymagań i programów. Równie ważna jest możliwość uwzględnienia przyszłych zmian, jeśli oficjalne wymagania wymagają dostosowania lub nawet zmiany systemu. Aby uniknąć konsekwencji braku zgodności oraz zaoszczędzić czas i zasoby, wiele firm zwróciło się w stronę zlecania tych zadań specjalistom. Mogą także współpracować z dostawcami firmy i udzielać pisemnych gwarancji, że faktury są zgodne z wymogami prawnymi, krajowymi i urzędowymi (compliance).

Krok 7: Współpraca z dostawcami

Państwo może wprowadzić obowiązek fakturowania elektronicznego, ale nie myśli o przedsiębiorstwach. Jego celem jest szybkie zapewnienie przejrzystości w zakresie pobieranych podatków. Nie interesuje go, jak wyglądają procesy w firmie i jak można zmniejszyć liczbę błędnych faktur. To sprawia, że ​​tym ważniejsze jest, aby firma współpracowała ze swoimi dostawcami, aby zapewnić sobie otrzymywanie pełnych danych rozliczeniowych, a tym samym przyspieszyć automatyzację rozliczeń w ramach własnej działalności. Wymaga to jednak specjalistycznego dostawcy e-fakturowania, który rozumie, jak zaangażować dostawców, włączyć ich i optymalnie zintegrować z procesami zakupowymi firmy (dostawca onboarding), a tym samym zapewnić poprawę procesów i relacji z nabywcami.

Krok 8: Zapewnij zgodność z prawem

Absolutnie niezbędne: Rozwiązanie musi spełniać wszystkie wymogi prawne (podatkowe) – we wszystkich krajach, w których działa firma. Również w tym przypadku warto zwrócić się do specjalisty, który na co dzień zajmuje się tymi zagadnieniami i dlatego doskonale zna przepisy obowiązujące w danym kraju i może odpowiednio doradzić firmie.

Reklama

Komputerowy swat^®.przewodnik Profesjonalne cyfrowe rozwiązania biurowe

Przewodnik zakupowy i odniesienie do standardów rozwiązań ECM/DMS

• Kompleksowy przegląd rynku rozwiązań ECM/DMS w formie tabelarycznej
• Artykuły specjalistyczne
• Profile dostawców i historie sukcesu

Aby pobrać Przewodnik po biurze cyfrowym

Wniosek

W dzisiejszym świecie globalnego handlu faktury elektroniczne wkrótce staną się niezbędne. Dla przedsiębiorstw oznacza to podjęcie odpowiednich środków ostrożności. Szczególnie ważne jest opracowanie koncepcji gwarantującej zgodne z prawem rozliczenia i przetwarzanie, nawet w przypadku nowych regulacji prawnych lub zmiany wymagań urzędowych. Wiele firm nie ma czasu ani zasobów, aby zająć się tymi problemami w dłuższej perspektywie. Oszczędnością mogą tu być eksperci specjalizujący się w tych koncepcjach i ich wdrażaniu.

Więcej informacji na temat fakturowania elektronicznego oraz wskazówki dotyczące wyboru odpowiedniego dostawcy można znaleźć w naszej białej księdze „Popularny temat e-fakturowania: Jak wystawiać zgodne z prawem faktury cyfrowe„.

Autor

Ruud van Hilten pracuje w branży e-fakturowania od 17 lat i z sukcesem wspierał niektóre z największych firm na świecie we wdrażaniu procesów e-fakturowania. W 2019 roku popularny mówca objął stanowisko Head of Compliance w firmie Tungsten (obecnie część Kofax ) A. Obecnie pełni funkcję dyrektora ds. zgodności fakturowania elektronicznego w Kofax Nederland Technologies BV, a także jest członkiem zarządu EESPA (European E-Invoicing Service Provider Association) i amerykańskiego DBNA (Digital Business Networks Alliance).